電話は顔の見えない声だけのコミュニケーションです。スピーディーに正確に用件を伝え合うのはもちろん、
受話器の向こうの相手の立場に立って応対することが大切です。
応対の良し悪しが、会社の印象や評価まで変えてしまうのがビジネス電話です。
ではこれから、ビジネス電話の基本マナーや、電話の受け方、そしてかけ方について学んで行くことにしましょう。
君島課長、ジャパンシステムの瀧本様から外線でお電話が入っています。
呼び出し音が鳴る、受話器を取って電話に出る、新入社員の皆さんにとってはとても緊張する瞬間ですよね。
私も以前は目の前の電話が鳴ると、とてもドキドキしたものです。
でもこんなときでも決して慌てたり、焦ったりする必要がありません。
電話を受ける際のポイントを身につけてさえいれば、誰でもすぐに安心して電話にでられるようになります。
では、これから電話を受ける際のポイントを確認していきましょう。
呼び出し音が鳴ったらすぐに電話に出ます。
電話がつながるのを待つ時間は、掛けた人にとっては、ただのロスタイムでしかありません。
すぐに電話に出るのは、相手の時間を大切にするという心配りでもあるんですね。
もし三回以上鳴ってから電話に出るときには、必ず「大変お待たせいたしました。」
この一言を添えるようにしましょう。
またこの時、受話器は、利き手ではないほうの手で取ります。
利き手ではメモとペンを用意します。電話は声だけが頼りです。
いつでも話の内容が書き留められるように、電話のそばにはメモと筆記用具を準備しておきましょう。
電話の印象はこの第一声で決まる、と言っても言い過ぎではありません。
まず、自分のほうから名乗るのは電話をかけてくれた相手に対する礼儀。基本中の基本です。
もし電話を受ける側が、名乗らなかったとしたら。
こんなふうに先方は、戸惑ってしまいます。しかも無駄な時間を使わせてしまうことにもなりますね。
電話を受けるときには、もしもし、この言葉はいりません。受話器を取ったら
明るくはいと、返事をして、まずこちらから社名と部署名を名乗りましょう。
会社には、実に様々な方から電話がかかってきます。
先方がどんな方かしっかり確認して、親しみを込めて挨拶します。
そのとき、先方の名前をすぐにメモしましょう。
この前買った「アップルｖｓグーグル」はもう読み終わったよ！
きのう紀伊国屋に行ったら
ちょうど読みたい本が店頭で並んでいるので、また買っちゃった！
